7 pasos para escoger un terminal de control horario

¿Necesitas implementar un sistema de control horario en tu empresa, pero no sabes cuál escoger?  

Hay cientos de terminales en el mercado y elegir un sistema equivocado puede suponer un coste extra de instalación y tiempo.

En este artículo y vídeo te explicamos 7 pasos sencillos que debes tener en cuenta para elegir el terminal de control horario más adecuado para tu empresa.

• 1. ¿Qué tecnología de identificación vamos a elegir?
• 2. ¿Los terminales son para uso en interior o exterior?
• 3. ¿Qué tipo de actividad realiza la empresa?
• 4. ¿Qué tipo de conectividad se necesita?
• 5. ¿Cuántos empleados tiene la empresa?
• 6. ¿Cuál es el presupuesto?
• 7. ¿Se necesita un funcionamiento personalizado?

1. ¿Qué tecnología de identificación vamos a elegir?

Las tecnologías más utilizadas son la biometría y la radiofrecuencia. La biometría está basada en uno o más rasgos físicos o de conducta y es una de las tecnologías de identificación más seguras.

Los rasgos físicos que más se utilizan en el control horario son las huellas dactilares y los patrones faciales. Por ejemplo, las huellas son una buena elección para oficinas y el reconocimiento facial para hospitales.

A parte de la biometría podemos considerar el uso de la radiofrecuencia. En este caso aparte del terminal necesitaremos adquirir una tarjeta o tag RFID para cada trabajador.

Si en tu empresa ya se utiliza la radiofrecuencia para el acceso, puedes aprovechar las mismas tarjetas o tags para el control horario.

2. ¿Los terminales son para uso en interior o exterior?

Es importante saber dónde instalarás los terminales.

Es habitual instalarlos en el interior, por ejemplo, en la pared cercana a la puerta de entrada. Así cuando los trabajadores accedan al edificio no se olvidarán de fichar. Cuando la instalación es en el exterior el terminal tiene que tener un grado de protección IP.

– Protección IP65. Quiere decir que el terminal es capaz de resistir polvo y chorros de agua.
– Protección IP67. Los terminales que poseen este nivel de protección resisten hasta una inmersión completa en agua a 1 metro durante 30 minutos.

Recomendamos instalar en interior aquellos terminales que no tienen un grado de protección IP.

3. ¿Qué tipo de actividad realiza la empresa?

Cada empresa tiene una necesidad en particular en función de la actividad que realiza. No es lo mismo controlar el horario en la oficina que en una tienda, un hotel, un restaurante o en una obra.

El reconocimiento mediante la huella dactilar funciona muy bien en empresas pequeñas o medianas. Es relativamente fácil ponerlo en marcha ya que tiene la gran ventaja de que la identificación es inequívoca, es decir, ningún trabajador puede fichar por otro, un fenómeno algo común nombrado “buddy punching”.

Además los trabajadores no tienen que llevar consigo llaves y tarjetas. De esta manera ni se olvidan en casa ni se pierden.

En oficinas con cientos de empleados la opción más habitual es utilizar tarjetas impresas que aparte de fichar también sirven para identificar al trabajador mediante la información visual que contienen.

En entornos de trabajo donde los dedos están cubiertos, como por ejemplo en laboratorios, fábricas, hospitales u obras, recomendamos el reconocimiento facial como método de identificación.

4. ¿Qué tipo de conectividad necesitamos?

En empresas donde hay solamente una puerta de acceso, podemos trabajar con un terminal que no esté conectado a ninguna red. En este caso las fichajes los tendremos que descargar mediante conexión USB y transportar manualmente a un PC para revisarlos.

También tenemos que preocuparnos de encontrar un sistema para almacenar estos datos, actualmente es obligatorio conservarlos durante 4 años.

Si tenemos más de una entrada y tenemos que instalar varios terminales, nuestra recomendación es utilizar un terminal que se pueda conectar a un PC a través de una red. Estos terminales envían los datos automáticamente al PC, a un programa donde el usuario podrá gestionarlos.
Por ejemplo podemos sacar informes, revisar las horas de entradas y salidas de cada empleado y contrastar los fichajes con el calendario laboral, entre otros.

Podemos elegir los terminales que tengan conexión
– TCP/IP,
– PoE o
– También hay la opción de terminales que funcionan con Wifi.

5. ¿Cuántos empleados tiene la empresa?

Si tu empresa tiene más de 1.000 trabajadores por centro de trabajo tendrás que tener en cuenta que el terminal que elijas necesitará almacenar una gran cantidad de datos. Por lo tanto necesitará una memoria y un CPU potentes.

Es especialmente importante en el caso de los terminales de reconocimiento facial, ya que trabajan con archivos de datos de tamaño considerable.

6. ¿Cuál es el presupuesto?

¿Has revisado los criterios anteriores y aun tienes varios terminales en tu listado?

Igual que en otros productos, el precio es un buen indicador de la calidad del terminal.

Si tienes que decidir entre 2 o más terminales y aparentemente la única diferencia es el precio, puedes pedir consejo a tu comercial de Kimaldi.

Te podrá asesorar sobre el terminal que se ajuste más a tus necesidades basándose en su experiencia y conocimiento de cada marca.

7. ¿Necesitas una solución personalizada?

Algunos proyectos requieren la personalización de los terminales. Por ejemplo:

– si tu empresa desea instalar terminales que lleven su propio logo
– que los terminales tengan una funcionalidad específica

Para estos casos te recomiendo los terminales de nuestra propia marca Kimaldi.

Si deseas más información no dudes en ponerte en contacto con nosotros.